Privacybeleid Stichting ontmoetingscentrum De Stut
Privacyverklaring Stichting Ontmoetingscentrum De Stut – februari 2024
Stichting Ontmoetingscentrum De Stut (De Stut) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen iedereen hierover duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring zetten wij uiteen hoe wij met persoonsgegevens omgaan.
Persoonsgegevens
Er zijn gegevens die iets over personen zeggen, bijvoorbeeld: naam, adres, leeftijd, etc. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een persoon kunnen worden herleid, spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld een telefoonnummer of e-mailadres. Wanneer anderen dan betrokkene die persoonsgegevens bewaren, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s zijn persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerkt De Stut?
Persoonsgegevens kunnen op papier of in computerbestanden worden bewaard. De gegevens kunnen worden gesorteerd, of bijvoorbeeld met andere gegevens worden samengevoegd. Alles wat men met persoonsgegevens doet of kan doen, heet verwerken. Ook het simpelweg bewaren of weggooien van gegevens wordt verwerken genoemd.
De Stut verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- vrijwilligers en dienstverleners, die voor De Stut werkzaamheden uitvoeren
- personeel dat bij De Stut in dienst is of
- cursisten die bij De Stut een cursus volgen of daarvoor op een wachtlijst staan.
De Stut verwerkt alleen persoonsgegevens, die voor de uitvoer van haar activiteiten of van overeenkomsten nodig zijn, of wanneer De Stut wettelijk verplicht is deze gegevens te bewaren.
Wie is bij De Stut verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
De Stut verwerkt persoonsgegevens op papier, in tekstverwerker-documenten, (bijvoorbeeld MS Word) in spreadsheets (bijvoorbeeld MS Excel), in de cursistenadministratie van De Stut en in de financiële administratie van De Stut. Het bestuur van De Stut is verantwoordelijk voor de juiste en volledige verwerking van persoonsgegevens.
Waarvoor verwerkt De Stut persoonsgegevens?
Communicatie
De Stut gebruikt persoonsgegevens om cursisten, docenten en vrijwilligers van informatie te voorzien die zij nodig hebben om deel te nemen aan activiteiten van De Stut, of om de afgesproken taken voor De Stut uit te kunnen voeren. Verder gebruikt De Stut persoonsgegevens om organisaties en personen, waarmee De Stut samenwerkt, en overige belangstellenden te informeren over de activiteiten van De Stut.
De Stut verstuurt onder meer een nieuwsbrief aan cursisten, vrijwilligers, docenten en externe contacten. Als men deze nieuwsbrief niet wil ontvangen, kan men zich per e-mail hiervoor afmelden via contact@destut.nl.
Activiteiten zoals cursussen
De Stut gebruikt persoonsgegevens om activiteiten zoals cursussen te organiseren. De Stut sluit daarvoor bijvoorbeeld overeenkomsten met docenten voor deze cursussen en schrijft cursisten in in de cursistenadministratie om deze van de benodigde informatie te kunnen voorzien.
Personeel
De Stut gebruikt persoonsgegevens om een deugdelijke personeels- en salarisadministratie te voeren.
Financieel
De Stut gebruikt persoonsgegevens om de betaling voor cursussen bij cursisten te innen en om facturen en declaraties af te wikkelen.
Verwerkt De Stut ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden of etnische afkomst.
De Stut verzamelt en bewaart alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat op basis van de wet moeten. Verder alleen als de betrokken persoon hier expliciet toestemming voor geeft en dan alleen als dat noodzakelijk is voor onze activiteiten, bijvoorbeeld foto’s voor de nieuwsbrief. Betrokkene kan bedoelde toestemming op elk moment intrekken.
Wie kan er bij de door De Stut bewaarde persoonsgegevens?
Alleen de personeelsleden van De Stut en vrijwilligers die werkzaamheden voor De Stut uitvoeren waarvoor de persoonsgegevens nodig zijn, kunnen bij de door De Stut bewaarde persoonsgegevens. Zij hebben dan alleen toegang tot die persoonsgegevens die voor hun taken nodig zijn. De betreffende personeelsleden en vrijwilligers hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring getekend.
Persoonsgegevens worden altijd beveiligd bewaard, zodat derden geen toegang hebben tot de door De Stut bewaarde persoonsgegevens.
Uitwisseling van persoonsgegevens door De Stut met derden
De salarisadministratie van De Stut wordt uitgevoerd door een externe dienstverlener. Hiervoor is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Verder geeft De Stut persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.
Hoelang bewaart De Stut persoonsgegevens?
De Stut bewaart persoonsgegevens zolang als wettelijk verplicht is en verder niet langer dan normalerwijze noodzakelijk is voor de activiteiten van De Stut of het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
Inzage in en wijziging van door De Stut bewaarde persoonsgegevens
Iedereen kan het bestuur van De Stut vragen welke persoonsgegevens De Stut van hem/haar bewaart. Zij krijgen dan binnen redelijke tijd een antwoord.
Indien er een fout in de door De Stut bewaarde persoonsgegevens staat, zal De Stut die fout direct corrigeren.
Indien betrokkene dit verlangt, zal De Stut alle door De Stut bewaarde persoonsgegevens van betrokkene vernietigen, behalve de gegevens die De Stut wettelijk verplicht is om te bewaren en de gegevens die nodig zijn om een overeenkomst tussen De Stut en betrokkene uit te kunnen voeren.
Vragen en klachten
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door De Stut kan men contact opnemen met het bestuur van De Stut via info@destut.nl.
Komt betrokkene er met De Stut niet uit dan kan betrokkene zich richten tot de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
De Stut behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De actuele versie van deze privacyverklaring is te raadplegen op: www.destut.nl/privacybeleid.
